Большинство крупных компаний активно используют электронные документы, но, в силу юридических тонкостей, многие из них приходится дублировать в бумажном виде. Устранить это противоречие, а значит, и расходы на печать, подписание, пересылку и хранение, позволяет система защищенного электронного юридически значимого документооборота (СЗЭДО).
В 2012 г. в законодательство РФ были внесены изменения, которые позволяют сдавать отчеты в ФНС и ПФР в цифровом виде. В частности, теперь «признаются» электронные счета и счета-фактуры. Но для этого нужна не просто СЭД, а система юридически значимого электронного документооборота (СЗЭДО), оснащенная механизмами криптографической защиты и электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
СЗЭДО может являться как полноценным самостоятельным решением, так и дополнением к уже имеющемуся электронному документообороту. Ее обязательным элементом является сертифицированная электронная подпись, которая служит, в том числе, для контроля неизменности и гарантированной доставки документов.
При построении или модернизации собственной системы электронного документооборота необходимо обращаться к профессиональным помощникам, которые уберегут компанию клиента от потенциальных рисков и обеспечат максимальную отказоустойчивость систем, должный уровень информационной безопасности и удобство сервиса.
Информационная безопасность
«Энвижн Груп» много внимания уделяет информационной безопасности решений по электронному документообороту, потому что зачастую именно угроза утери важных данных препятствует внедрению СЭД в компаниях, которым она жизненно необходима. Так авторизация пользователей обеспечивается при помощи личных сертификатов, удостоверяющих электронную подпись. Формирование и проверка электронных подписей осуществляется сертифицированными средствами криптографической защиты информации (СКЗИ). Также есть возможность реализовать удаленный доступ к системе через web-интерфейс по защищенному каналу с использованием криптографического протокола TLS.
Удобство сервиса
Интеграция СЗЭДО с существующими информационными системами связывает все подразделения компании унифицированными процессами. Например, контроль движения документов предусматривает обмен подтверждениями отправки и получения, а также извещениями о доставке. Кроме того, автоматически ведутся журналы исходящих и входящих сообщений, что делает систему полностью «прозрачной».
Достоинства СЗЭДО заметны лишь в том случае, если ее создают и обслуживают эксперты в данной области. Специалисты «Энвижн Груп» обладают необходимыми компетенциями – в сфере автоматизации бизнес-процессов, интеграции сложных систем и обеспечения информационной безопасности – и готовы оказать помощь по любым вопросам, касающимся систем защищенного электронного юридически значимого документооборота.
