Содержание
В настоящее время проблема, связанная с автоматизацией обмена информации в компаниях, стала одной из самых распространенных в нашей стране. Электронный документооборот представляет собой современную технологию, которая позволяет не только развиваться, но и значительно упрощать все процессы на предприятии.
Для разных компаний упорядочение информации представляется по-разному, для одних это – главный инструмент в управлении персоналом, для других – непосредственно сам продукт, который получается в процессе производства. При этом выбор конкретной системы зависит от назначения данных, представляемых в бумажном виде.
Что такое автоматизация документооборота и в чем состоят ее достоинства?
Электронный документооборот – это такая информационная система, которая способствует более рациональному и простому пользованию данными компании. В нее включены такие составляющие, как соответствующее программное обеспечение, электронная почта, дающая возможность оперативно связываться с подчиненными, интернет и много другое. Для каждой организации этот комплекс может состоять из различных компонентов.
Главными достоинствами электронного документооборота перед его аналогом – бумажным, являются:
- Поиск нужных файлов по многочисленным критериям.
- Осуществление регистрации производственной документации.
- Составление отчетов организации по итогам ее деятельности.
- Возможность применять шаблоны для составления рабочих документов.
- Передача информации и управление персоналом посредством корпоративной почты.
- Осуществление наблюдения и контроля над правильным выполнением обязанностей сотрудников.
- Возможность распределить права для доступа в определенные сегменты системы в зависимости от полномочий работника.
Помимо этого, не менее важным преимуществом ведения документации в электронном виде является то, что руководство компании может сократить штат тех специалистов, которые ведут работу с бумагами. В случае возникновения необходимости в перестройке системы предприятие сможет с легкостью переделать существующие требования к данному процессу или изменить какие-либо условия.
Как подготовить организацию к переходу от бумажной к цифровой документации?
Итак, с вопросом, что такое электронный документооборот, все понятно. Теперь необходимо разобраться, чем же должная обладать организация, и какие меры ей следует предпринять для перехода на новую систему.
Чтобы внедрить документооборот в электронной форме на предприятии, необходимо создать не только условия с технической точки зрения, но и обучить новой работе всех сотрудников и перестроить производственный процесс в компании.
В том случае, если для бизнес-процесса не требуются особые изменения, информационная система начнет намного быстрее и качественней функционировать, не нарушая при этом сроки решений каких-либо организационных вопросов.
Если компания планирует внедрение СЭД, то ей нужно осуществлять все постепенно, а по истечению какого-то времени уже получится полноценная система. Предварительным этапом для внедрения такого комплекса является создание автоматизированного делопроизводства, если такого не имеется. Данная мера даст возможность не только легче перенести изменения в организации, но и обучить сотрудников работе с документацией, которая будет представлена в электронной форме.
Именно психологическая, а не техническая составляющая этого вопроса представляет наиболее значимый фактор, влияющий на всю последующую деятельность предприятия. Помимо этого, немаловажным моментом является установка программного обеспечения, приобретенного у одного производителя, так как при этом перестройка всех процессов, связанных с оформлением и ведением документов, перенесется намного проще и качественней.
Основные требования к электронному документообороту на предприятии – это:
- Наличие компьютерной техники, для которой имеется возможность установить необходимое программное обеспечение.
- Все работники предприятия, выполняющие обязанности в сфере документооборота, должны владеть собственными ПК.
- Наличие средств связи между трудовым коллективом (электронная почта).
- Создание специальных подразделений для обслуживания всей системы.
- Готовность руководящего состава компании к применению электронно-цифровой подписи вместо привычной собственноручной.
Задачи электронного документооборота
Онлайн-документооборот призван выполнять большое количество задач.
- В первую очередь, такая система необходима для более эффективного управления и наблюдения за деятельностью всей организации и отдельных сотрудников.
- Она способна быстро обеспечить весь коллектив, в том числе руководящий состав предприятия, оперативной информацией при возникновении потребности в ней.
- Кадровая гибкость – еще одна цель, на которую направлен электронный документооборот. Она означает, что деятельность каждого отдельного работника можно отследить по хранящейся в системе всей информации о выполнении его обязанностей.
- Компания имеет возможность подводить итоги своей деятельности путем протоколирования результатов, что позволяет анализировать все процессы и находить «слабые» места.
Актуальность электронного документооборота также связана и с отсутствием бумажной волокиты. После внедрения соответствующей системы предприятию не придется хранить большие объемы информации и выделять для этого специальные помещения. Организация при этом сможет существенно сэкономить свои бюджетные средства, которые могут пойти, к примеру, на расширение производства. Нет необходимости и в найме сотрудников на определенные должности, которые должны заниматься передачей документов или их постоянным составлением.
Электронно-цифровая подпись как средство для упрощения бизнес-процессов на предприятии
В настоящее время каждая современная компания должна иметь у себя такие элементы в организации деятельности, как электронный документооборот и электронно-цифровая подпись. Данный аналог собственноручной подписи должен присутствовать в обязательном порядке, если предприятие точно решило переходить на безбумажное сопровождение производства.
Электронно-цифровая подпись представляет собой основной элемент любого документа, составленного в электронной форме. Эта составляющая обеспечивает необходимый уровень безопасности всей системе и файлам. Формирование такой подписи осуществляется за счет криптографического преобразования данных с использованием закрытого ключа. Этот способ дает возможность идентифицировать того человека, который владеет сертификатом ключа подписи. Помимо этого, применение такого средства позволяет провести проверку документа на наличие каких-либо ошибок и создать условия, когда подписавшееся лицо не имеет права отказаться от определенного документа.
Для чего применяется электронно-цифровая подпись в компаниях?
- Подтверждение подлинности документа.
- Идентификация подписавшегося лица.
- Обеспечение неотказуемости от подписи.
- Датирование документации. Для этого применяется специальный штамп, на котором расположены время и дата создания того или иного файла.
В современном мире автоматизация всех бизнес-процессов в организациях не представляет собой новое направление в предпринимательской деятельности. Главным инструментом в такой системе является электронный документооборот, внедрение которого должно стать первостепенной задачей для каждой развивающейся компании. Данный комплекс позволяет значительно упростить все производственные, организационные и управленческие вопросы. Помимо этого, система дает возможность бизнесменам существенно сэкономить средства из бюджета предприятия, поскольку для работы с электронным документооборотом не требуется обеспечивать компанию большим штатом сотрудников.
Тем не менее, для внедрения подобной системы фирма должна создать определенные условия для правильного функционирования комплекса. К ним относится не только соответствующее техническое оснащение, но и приобретение ПО, для работы с которым потребуется также и обучение трудового коллектива. Важным моментом является и защита электронного документооборота, для создания которой используется такой элемент, как электронно-цифровая подпись. Если организация учитывает все вышеперечисленные моменты, то она может быть уверена, что производственная и управленческая деятельность станет намного проще и результативней.
Понравилась статья? Поблагодарить просто - нажмите по любой из кнопок соцсетей.
