С распространением компьютеров 100% документов создаются в электронном виде. Тем не менее больше половины из них по-прежнему распечатываются для ознакомления и согласования.
Содержание:
Пока электронный документооборот в РФ пытаются внедрять только государственные структуры, которые получают на это значительные дотации, и отечественные представительства зарубежных компаний.
Подавляющее же большинство российских предприятий по-прежнему используют бумажный документооборот, не осознавая, что отказ от бумаги привел бы к увеличению эффективности их работы.
Преимущества электронного документооборота для современного предприятия
Официальный партнер «1С» в Тюмени компания «ДИО-Консалт» подсчитала, что с внедрением предприятием электронного документооборота на обработке каждого документа экономится в среднем 1 ч. 35 мин. рабочего времени и 21 рубль.
При этом не была учтена цена канцелярских материалов, без которых никак не обойтись при составлении документации на бумажных носителях. К тому же, договор на бумажном носителе трудно разыскать даже под чутким руководством ответственного за архив сотрудника.
И даже в случае, если его все-таки обнаружили, никто не гарантирует, что его содержание будет возможно разобрать, поскольку чернила могут выцвести с годами. Использование электронного документооборота позволяет раз и навсегда избавится от этой проблемы.
Сравнение временных и финансовых издержек на работу с новым документом при бумажном и электронном документообороте
Процесс
Временные затраты
Денежные затраты
Бумажный
Электронный
Бумажный
Электронный
Составление документа
От 10 мин. + время на распечатку (5 мин.)
От 10 мин.
3 руб.
1 руб.
Доставка заинтересованным лицам
1 ч.
1 сек.
10 руб.
0,01 руб.
Рассмотрение и согласование
1 ч. 30 мин.
1 ч. 30 мин.
–
–
Обратная доставка
1 ч.
1 сек.
10 руб.
0,01 руб.
Регистрация и отправка в архив
–
–
—
1 руб.
Итого:
3 ч. 45 мин.
2 ч. 10 мин.
23 руб.
2,02 руб.
Современные предприниматели выступают за социально-ответственный бизнес, а отказ от этих расходных материалов приносит пользу всему обществу.
По подсчетам ученых сокращения использования бумаги на 10% развитыми странами приводит к уменьшению выбросов парниковых паров на больше чем 1,5 млн. тонн, что равнозначно загрязнению атмосферы 280 тысячами автомобилей.
Более того в случае необходимости распечатки важных документов для ознакомления внутри предприятия можно использовать обратную сторону бумаги.
Как организовать электронный документооборот
С правовой точки зрения в РФ нет никаких проблем с внедрением системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии.
Еще в 1994 году был разработан отечественный стандарт электронной цифровой подписи (ЭЦП) – ГОС Р 34. 10-94. Электронным документом признается любой документ, в котором информация подается в цифровой форме, пригодной для понимания человека или для обработки в компьютерной программе.
Для того чтобы использовать электронный обмен документами нужно в учетной политике предприятия на будущий год указать, что первичные документы могут составляться не только на бумаге, но и в электронном виде и заверяться ЭЦП.
Электронная подпись может быть квалифицированной или неквалифицированной. В соответствии с российским законодательством электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, равнозначны по юридической силе бумажным.
При оформлении документов для открытия ИП сокращения недопустимы. Подготавливая документы самостоятельно, необходимо следить за тем, чтобы ни в одном из них не имелось ошибок. Полезную информацию при открытии ИП можно изучить здесь.
Для обмена электронной документацией с контрагентами необходимо заключить с ними письменное соглашение об этом отдельно или как дополнение к конкретному договору.
В первом случае оно будет распространяться на все деловые отношения между партнерами, во втором оно действует только в рамках определенного договора. Соглашение может быть оформлено не только в бумажной, но и непосредственно в электронной.
В нем необходимо прописать:
Электронный документооборот (ЭДО). Обмен электронными ... |
Компания «ИнфоТеКС Интернет Траст» оказывает комплекс услуг для
организации юридически значимого электронного документооборота (ЭДО)
http://iitrust.ru/region/edo/ |
- Вид используемой электронной подписи;
- Порядок подписания электронных документов;
- Действия сторон в случае сбоя в работе информационной системы;
- Условия признания документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равными по юридической силе подписанным бумажным документам;
- Порядок взаимодействия сторон с удостоверяющим акцентом.
Схема электронного документооборота на предприятии
В рамках обмена электронного документооборота российское законодательство позволяет использовать как формализованные (распознанные) документы, так и неформализованные (скан-копии) документы.
Это позволяет внедрять СЭД на отдельном предприятии, которое будет вынуждено обмениваться контрактами со своими еще пользующимися бумажными носителями контрагентами.
Исключения составляет только счет-фактура, поскольку здесь оба предприятия-контрагента должны согласиться на использования электронного обмена.
К тому же, обмен ими в силу приказа Минфина не может проводиться напрямую, а только через оператора электронного документооборота.
Существует три способа ведения электронного документооборота на предприятии:
- Через дилера с использованием общих методов шифрования («Крипто-про» и «Руоткен»);
- Через дилера с разработкой уникальных протоколов шифрования;
- Создание собственного информационного отдела с приемом на работу программистов и инженеров.
В упрощенном виде схема электронного документооборота внутри предприятия выглядит таким образом:
- Сотрудник А составляет документ и подписывает его с помощью ЭЦП, действующая СЭД обеспечивает проверку ЭЦП и передачу документа заинтересованным лицам,
- Сотрудник Б приступает к его обработке, уверенный в его правомочности,
- Затем сотрудник Б подписывает документ своей ЭЦП, если этого требует регламент, и опять передает его сотруднику А через информационную систему.
Что касается входящих документов, то они сканируются и остаются в делопроизводстве. Руководители и рядовые сотрудники могут рассматривать их в электронном виде, используя голосовые и графические поручения для взаимодействия между собой.
Электронный обмен документами с налоговой инспекцией
В 2011 году Минфин и ФНС РФ совместным приказом утвердили порядок предоставления электронных налоговых документов.
В нем не были определен формат, в котором должен осуществляться обмен между налогоплательщиком и налоговой инспекцией. Через год ФНС утвердила формат первичных документов.
Стороны могут использоваться другие форматы для взаимодействия между собой, но в этом случае они смогут воспользоваться правом их предоставления в электронном виде по требованию налоговой инспекции. Но для этого сначала нужно зарегистрироваться в качестве электронного налогоплательщика.
Налоговая отчетность может составляться на бумажных или электронных носителях. В обоих случаях подтверждением подачи отечности налогоплательщиком является квитанция о приеме. В последнем случае по требованию налоговой инспекции налогоплательщик обязан предоставить такие документы в бумажном виде.
Достаточно сложно самостоятельно рассчитать расход топлива при разных режимах эксплуатации, в разную погоду. Именно поэтому и возникает необходимость в программах для учета ГСМ, уже содержащих разработанные и проверенные нормы расходования.
Учет движения путевых листов в электронном виде автоматизирует труд и экономит время бухгалтеров. Как правило, он используется на крупных транспортных предприятиях. О методах учета путевых листов читайте в этой статье.
Просто об электронном документообороте, СЭД/ECM. Обучение ... |
Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с
документами, при котором основная масса документов используется в ...
http://ecm-journal.ru/mustknow |
Существует три способа подачи электронной налоговой отчетности:
- Через Систему гарантированной доставки сообщений в личном кабинете налогоплательщика;
- На магнитных носителях с ЭЦП
- Через программу «Терминал налогоплательщика» в отделениях налоговой инспекции.
Увеличение эффективности работы и сокращение издержек – это цель, которая стоит перед любым предприятием, планирующем оставаться в бизнесе еще в течение долгих лет. И она может быть достигнута с внедрением электронного документооборота, тем более это предусмотрено в российском законодательстве.
При этом важно уделить внимание тем документам, которые должны распечатываться в бумажном виде по законодательству и проследить за тем, чтобы бумажный и электронный документооборот не дублировали друг друга, потому что в этом случае ничего сэкономить не удастся.
Если же все организовать правильно, то электронный документооборот – это залог эффективности современного предприятия.
